《中蒙文化教育暨社会发展基金会财务管理办法》

2018-10-04

中蒙文化教育暨社会发展基金会

财务管理办法

2018年第二次理事会议审议)

第一章 总则

第一条    为加强中蒙文化教育暨社会发展基金会(以下简称“基金会”)的财务管理,依法进行会计核算,按照合法、安全、有效的原则规范基金使用,根据蒙古相关法律及基金会章程,在《中蒙文化教育基金会、中蒙社会发展基金会财务管理办法》(2017年版)的基础上,修订本办法。

第二条    本基金会财务管理的主要任务是通过资金的管理和运用,对基金会的财务活动进行综合管理。具体包括:管理各项收入与支出,合理安排和使用各项资金;建立健全财务管理制度和规程,加强财务监督、检查;开展财务分析,规范财务信息披露,促进基金会健康发展。

第三条    基金会财务管理的内容包括:财务管理体制、预算管理、收入管理、支出管理、财务分析和财务监督、财务决算、会计档案管理等。

第二章 财务管理体制

第四条    基金会资金使用采用集中管理、分级审批、严格预算、专款专用,保证各项业务活动和财务活动合理有序进行。

第五条      理事会是基金会的决策机构。理事会定期审议财务报告,决定财务工作中的重大事项;理事长授权常务理事长为基金会财务收支的最终审批人,分管财务工作的执行理事长为基金会财务负责人,与基金会兼职财务主管负责基金会的财务日常管理工作。

第六条    基金会的财务活动依法接收国家有关部门的监督,接受基金会会员的征询。

第三章 预算管理

第七条    基金会根据章程规定的宗旨,按照年度工作计划,本着资源统筹规划、收支平衡的原则,编制年度财务预算。

第八条    基金会各执行理事长根据基金会例行奖学金项目、例行慰问项目计划以及开展该项目产生的直接费用、宣传费用等从属费用编制年度计划,报经财务执行理事长审核后,汇总形成年度财务预算。财务预算经理事会审议批准后执行。

第九条    对于非预算内的支出及项目计划,需报经审批后实施。

第十条    在年内季末和年末,秘书处应总结、分析预算执行情况及存在的问题,提出改进意见,报常务理事长、理事长审议。

第四章 收入管理

第十一条      基金会的收入主要来源于会员单位的捐赠收入。本基金会会通过以下方式取得合法收入,并向捐赠单位及个人开具加盖基金会公章的统一收据,有关款项及时列入基金会帐户:

(一)  国内外自然人、法人或其他组织的自愿捐赠;

(二)  专项活动募捐收入;

(三)  银行存款利息收入;

(四)  其他合法收入。

第十二条      本基金会组织募捐、接受捐赠,应当遵守法律法规,资金用途符合章程宗旨规定的公益活动或业务范围。

第十三条      接受捐赠的物资无法用于符合本基金会宗旨的用途时,基金会可以依法拍卖或者变卖据实列入捐赠收入,所得收入用于符合本基金会宗旨的用途。

第五章 支出管理

第十四条      各项支出的安排必须有利于慈善和公益事业的发展,必须遵循厉行节约、量力而行的原则,严格遵守各项财务制度和财经纪律。

第十五条      各项支出均应符合蒙古国法律对于非营利性慈善项目的相关规定。如受捐助对象或收款人为盈利性单位的,需要提交书面材料说明捐赠用途的非赢利性、公益性。

第十六条      费用支出部门必须按照理事会批准的年度预算和规定的开支范围、标准执行捐赠支出和费用支出。

第十七条      对于非预算内的支出及项目,需报经常务理事长审批或报经理事会审议后实施。属于定向捐赠的,用定向单位捐赠资金支付,相关程序需符合定向捐赠相关规定。非定向的临时支出或项目,需按照项目管理规定的要求立项的,由发起人提出项目方案,报经审议或审批后实施,项目完成后需对项目的收支情况进行总结。

第十八条      基金会依据专款专用、最大限度地用于慈善事业的原则,费用支出主要为:

(一)  设立奖学金、助学金,资助蒙古国大、中小学生接受华文教育;

(二)  组织和赞助有关华文教育的公益活动等;

(三)  开展“暖冬计划”等扶贫救济项目;

(四)  开展捐赠工作产生的相关费用;

(五)  经理事会批准的其他用途。

其中,开展捐赠工作产生的相关费用包括:办公费(含办公用品、文印费、活动背景制作、证书购置)、宣传费用、考务费用等。

第十九条      基金会的资金不得用于任何业务招待、宴请等与基金会工作无关的活动。

第二十条      基金会可按照与捐赠人签订的《捐赠协议》规定用途使用资金,未指定用途的,可由基金会向捐赠人推荐或由基金会统筹安排。

第二十一条  基金会费用支出(报销)程序为逐级审批制,由经办人签字、财务会计审核验收、财务执行理事长或常务理事长审批。

第二十二条  本会的费用支出按以下权限进行审批:

(一)    项目费用支出,由基常务理事长或负责财务的执行理事长审批。

(二)  预算外费用支出、特殊费用支出一事一议,需报请常务理事长审批或理事会审议。财务人员可凭理事会书面审议结果安排费用支出。

(三)  300万图(含)以下的相关费用支出,由财务执行理事长审批;300万图以上的相关费用支出,由财务执行理事长报常务理事长审批。

(四)    金额在300万图(含)以下一次性临时捐赠(疾病、贫困、突发状况、提升基金会品牌影响力或其他必要的临时捐赠项目),秘书处递交相关材料经理事长同意,分管财务的执行理事长签字确认,完成相关捐赠手续;金额在300万图以上的一次性捐赠或秘书处认为有必要通过理事会审议决定的其他情形,提请召开理事会议审议。

第二十三条  如遇审批人不能当面签批、或理事无法出席理事会议等情形,但由于突发、紧急或其他情况,需要对外支付时,可通过理事议事群相关投票程序征求审批人或缺席理事的意见,可先行对通过审议的项目完成相关捐献手续,事后需经办人报请审批人在报销单上补签意见、缺席理事在会议纪要上补签意见。

第二十四条  为保证基金会日常现金开支,出纳人员可保持一定数量的库存备用金。从银行提取备用金审批流程为:出纳人员根据库存情况核定提取备用金数量,填写现金支票和《用章申请单》交会计人员审核,无误后会计人员在《用章申请单》上签字确认;然后,报请常务理事长审批,并在现金支票和《用章申请单》上签字;再由秘书处审核《用章申请单》,无误后,在现金支票上加盖印章,并留存《用章申请单》。

第二十五条  各项费用支出必须有合法的原始凭证,即所有发生的费用均须持有填写完整、清楚的正式票据(发票),票据(发票)上须有基金会注册号码,同时填写费用报销单,并注明用途,经相关人员审批通过后,进行对外支付或支付现金。对外支付应尽量采用银行汇款的方式,报销人员应及时获取对方的汇款信息,便于有效付款。

第六章 财务分析和财务监督

第二十六条  财务管理部门应当每半年做一次财务分析,为理事会的决策提供科学、可靠的依据。

第二十七条  基金会财务分析的主要内容包括:预算执行、支出状况、对本期或者下期财务状况发生重大影响等。

第二十八条  财务管理岗(含分管财务执行理事长)应当定期通过收支审核、财务分析等,对财务收支、资金运用等情况进行监督检查。对违反财务制度、政策法律等行为及时予以制止、纠正、情节严重的及时向常务理事长、理事长汇报。

第二十九条  基金会监事长单位每年应对上年的财务收支、预算执行情况进行审计,编制《年度审计报告》并提交理事会审议。

第七章 档案管理

第三十条      凡是基金会的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档。

第三十一条  会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章,由专人归档装、订保存。

第三十二条  会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经财务经理批准。

第八章 财务决算与信息披露

第三十三条  基金会的财务年度为每年的1月1日—12月31日,每年年终应当进行财务决算并编制财务报告。每年3月31日前,理事会对下列事项进行审定:

(一)  上年度业务报告及经费收支决算;

(二)  本年度业务计划及经费收支预算;

第三十四条  年度财务报告经理事会审定批准后可在会员范围内披露。

第九章 附则

第三十五条  本制度由基金会理事会议审议通过后执行。

第三十六条  本制度由基金会秘书处负责解释和修订。


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